Giras de conferencias

Guia para charlas


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En algunas ocasiones, el arma más poderosa que tiene una organización para hacer llegar su mensaje es traer a alguien directamente de las trincheras. Las organizaciones de libertad de expresión a menudo ofrecen plataformas a sobrevivientes de violaciones a los derechos humanos, a defensores de los mismos, y a políticos o celebridades que están comprometidos con alguna causa. Las charlas no solo atraen a personas que tal vez no conozcan el trabajo de una organización, sino que también motivan o inspiran a activistas veteranos. Los discursos poderosos ayudan en el esfuerzo de recaudación de fondos, al mismo tiempo que llaman la atención de los medios.


Seleccionando y contactando oradores

Las organizaciones deberían asegurarse de elegir a un orador que comprenda y comparta el propósito del/de los evento/s. Las organizaciones tal vez se sientan atraídas por tener, por ejemplo, una celebridad en la charla, pero si la idea es educar al público en un tema serio como la difamación, tal vez sea preferible tener a un abogado experto en el tema, o al menos equilibrar a la celebridad con un experto. Como todas las charlas, excepto las más formales, suelen terminar con una ronda de preguntas, las organizaciones deberían asegurarse que el orador conozca el tema más allá del discurso preparado. A menudo los oradores también deben responder espontáneamente a preguntas de los medios antes y después de una charla.

Las invitaciones a los oradores deberían ser enviadas con al menos tres meses de antelación. Los oradores necesitan tiempo para procurarse una visa, y las organizaciones tiempo para contactar un orador alternativo en caso de que se rechace la invitación. La siguiente información debería ser incluida en una invitación: Una vez que un orador haya aceptado una invitación, se le debería enviar una carta de agradecimiento con información adicional. La misma debería incluir un cronograma estimado de la charla, gira o evento, incluyendo el horario aproximado de entrevistas y eventos. Aunque en muchos casos las charlas no estén confirmadas al momento de enviar estas cartas, las organizaciones deberían intentar delinear los horarios en que se requerirá de su presencia, así como los espacios que tendrá libre. Esta segunda carta debería solicitar una pequeña reseña biográfica del orador, así como una fotografía en formato digital, ya que pueden ser valiosas al concertar reuniones, atraer a los medios, preparar el material publicitario, etc. Por último, esta segunda carta debería incluir información práctica, como las condiciones locales del clima, arreglos para recogerlos en el aeropuerto y contactos telefónicos. Los organizadores también deberían contactar al orador para discutir detalles logísticos como restricciones alimenticias, alergias, etc. a tomar en cuenta.


Promocionando el evento y llamando la atención de los medios

Un comunicado de prensa debería incluir información sobre el orador, explicando las razones por las que ese orador va a disertar sobre ese tema en particular. También debería proporcionar información y datos sobre la campaña de derechos humanos de la charla, así como citas que se consideren de importancia (estas pueden ser obtenidas mediante una entrevista interna con el propio orador). Por último, se deben proveer detalles sobre la ubicación y horarios de las charlas, así como un nombre y número de contacto para aquellos que deseen concertar entrevistas u obtener más información.
Al acercarse a un medio, hay que asegurarse de contactar a aquellos que estén interesados en el orador y/o en el tema a tratar. Por ejemplo, una publicación dirigida a la comunidad gay de un área urbana tal vez este interesada en escribir sobre un discurso de un activista gay. Debería dejarse en claro en el comunicado de prensa las fechas de la estadía del orador en ese lugar.
Además de acercarse a representantes de los medios, las organizaciones deberían enfocarse en la audiencia a la cual desean alcanzar. Si la audiencia deseada son estudiantes universitarios, los representantes de la organización deberían acercarse a gremios de estudiantes, residencias, clubs y bares que estos frecuenten. Dejar folletos es una buena idea, pero es preferible acercarse a líderes y dirigentes dentro de la comunidad, pidiéndoles que difundan información sobre el evento en sus listas de correo, y/o posteándolo en un grupo de Facebook u otra red social.


Escogiendo una locación

A veces es difícil predecir el número de personas que asistirán, así que lo mejor es escoger una locación que permita una audiencia más grande que lo previsto. Las organizaciones deberían buscar locaciones dispuestas a ceder su espacio de forma gratuita por tratarse de un evento progresista. Es fundamental discutir los sistemas de iluminación y sonido que proveerá la locación así como dejar en claro cuáles serán de responsabilidad de la organización. Si la locación ya ha sido sede de otras charlas, es una buena iniciativa intentar averiguar los posibles problemas técnicos que pudieran existir en tales ocasiones. Por último, debería elegirse una locación que la audiencia idónea frecuente, trabaje o encuentre próxima a su residencia.


Programando una gira de charlas o eventos

Es una buena idea discutir las posibles fechas con individuos u organizaciones que sean parte del público objetivo. De esta forma, las organizaciones se aseguran de que el evento no esté en conflicto con otros encuentros o reuniones.

En caso de que un orador venga desde muy lejos, es preferible dejarle libre el primer día de la visita para que descanse, se acomode, y se familiarice con el tema a tratar. Al programar un cronograma para una gira de charlas, hay que tener en cuenta que dirigirse a un público puede ser agotador. El orador también puede terminar extenuado por la gira, por una dieta no habitual para él, el contacto con extraños, o por las diferencias de idioma. Por lo tanto es mejor no combinar entrevistas hacia el final de la jornada con compromisos temprano en la mañana. Es también recomendable darle pausas durante el día. Si la visita va a durar cuatro días o más, debería incluirse un día completo para descansar.

La mayoría de las charlas, excepto las más formales, reservan unos diez minutos al final para una ronda de preguntas. Esto fomenta la participación de la audiencia y le permite averiguar cómo participar en una campaña. En una gira de conferencias con varias charlas, es recomendable reservar una hora o dos después de la primera y/o segunda charla para discutir con el orador cualquier inconveniente que se haya presentado, responder a sus preguntas y recomendarle o que él mismo recomiende cambios de estructura o duración. Por último, hay que asegurarse de reservar más tiempo del necesario entre charlas, compromisos y demás, para estar cubiertos ante cualquier inconveniente que se presente, como retrasos, eventos cuya duración se extienda, etc.


Haciendo llegar el mensaje

Uno de los beneficios de las charlas es que las organizaciones pueden atraer al público y la cobertura de los medios basándose únicamente en la presencia del orador. El reto está en que la audiencia y los medios se lleven el mensaje correcto y no se pierdan en el entusiasmo de escuchar a una celebridad o en los detalles cautivantes de la historia de un orador. Idealmente, un representante de la organización debería hablar sobre las actividades y causas que promueve la misma antes o después del orador principal. También es bueno que el orador comente sobre la organización anfitriona, sobre cómo otros pueden participar en sus actividades y porque él o ella apoya el trabajo de la misma. Las organizaciones deben asegurarse de la visibilidad de su nombre en folletos, invitaciones y todo tipo de material promocional, para facilitar el contacto de aquellos inspirados por el tema. Para garantizar que el orador dé una imagen apropiada de la organización en las entrevistas con los medios, el mismo debería ser informado sobre la misión y las actividades del grupo en forma general, así como del tema específico o campaña que la organización está promoviendo.
Los oradores no deberían discutir únicamente los ataques a los derechos humanos, sino también sobre las herramientas que poseen los miembros de la audiencia para combatir estas violaciones. Las organizaciones deberían proporcionar al orador direcciones web, nombres de figuras políticas a las cuales acercarse así como fechas de futuros encuentros y manifestaciones, de forma que puedan compartirlos con la audiencia. Los grupos deberían además repartir información impresa que provea recursos, materiales y consejos claros para aquellos que deseen ayudar en la lucha. Si el orador está disertando ante un grupo pequeño de líderes comerciales o representantes del gobierno, el mismo debería poseer información sobre los individuos presentes de antemano, para poder hacerles llegar el mensaje de mejor manera.
Para asegurarse la claridad del mensaje que se quiere hacer llegar, las organizaciones deberían preguntarse “¿si solo pudiera hacer llegar un mensaje, cuál sería y cómo lo pondría en una sola oración?”. La respuesta a esta pregunta debe ser conocida por el orador desde el comienzo. Puede llegar a ser útil sentarse con el orador para afinar su discurso, asegurándose que los temas clave sean tocados. Por ejemplo, se sugieren unos 15 minutos para la presentación de su reseña biográfica o historia personal, 5 minutos para explicar de forma general las violaciones a los derechos humanos (quiénes son el blanco, el número de violaciones, los países en las que tienen lugar, etc.), 5 minutos para discutir las respuestas locales y globales a estas violaciones, y 10 minutos para discutir el rol de la organización dentro de este movimiento.


Apoyando al orador

Al principio de una gira, o antes de una charla, es útil organizar un pequeño entrenamiento para el orador, para que los puntos clave y los temas principales sean transmitidos en términos “amigables” a los medios. También se pueden discutir y preparar preguntas difíciles que puedan surgir. Saber si el orador ha lidiado antes con los medios es fundamental para este entrenamiento. Usualmente, este entrenamiento se hace con la ayuda de un periodista profesional amigo de la organización, aunque también puede hacerse con un simple ejercicio de roles, en el que cada uno representa una de las partes en cuestión.
Una vez que el orador ha escrito su discurso, es recomendable que los organizadores le sugieran ensayarlo para confirmar que cumpla con su objetivo y no se pase de tiempo. Al hacer observaciones sobre un discurso, hay que tener en cuenta que hablar en público puede ser sobrecogedor. Es importante también halagarlo antes de sugerirle modificaciones.

Finalmente, deben explotarse al máximo los beneficios de tener a ese orador en las charlas, dejando disponible en la mesa de bienvenida libros escritos por el mismo, o folletos con información de futuras charlas que él apoye. Los representantes de las organizaciones pueden también querer sentarse con el orador para discutir de sus metas y desafíos para ver si pueden presentarlo/la a contactos o agencias que pueden ser de ayuda. Es recomendable intentar reservar algo de tiempo libre para que el orador pasee o visite atracciones turísticas.


Protección y seguridad para el orador

Si el orador ha recibido amenazas por la causa que apoya, hay que asegurarse de discutir la seguridad necesaria, los riesgos potenciales que puedan aparecer en el viaje, así como las estrategias para reducir cualquier peligro (Para ver la guía de IFEX para evaluar y afrontar riesgos, haga clic aquí). Las precauciones que el individuo debería tomar y el impacto que tienen sobre su propia seguridad, deberían ser claramente informados. De la misma forma, la organización debería detallar las medidas de seguridad y prevención que sus representantes van a tomar. Esta etapa de discusión debería tomar lugar con anticipación al comienzo de la gira de charlas o eventos.

Hay que asegurarse de considerar las implicaciones legales y de seguridad para un orador que va a disertar sobre una violación específica a los derechos humanos. Un orador, especialmente uno joven o sin experiencia, puede revelar detalles a la audiencia o la prensa que pongan en peligro acciones legales, o que las empeoren. En algunos casos, las organizaciones deben reunirse con el individuo y un abogado, para delimitar la información que puede incluirse en un discurso sobre un incidente dado.


Consideraciones prácticas: visas, alojamiento, etc.

Tramitando visas
Una vez que el orador ha aceptado los términos de una conferencia o evento, es importante comenzar a tramitar la visa de inmediato. La organización debería preparar una carta de invitación para presentar ante los oficiales de embajadas o consulados. Esta carta debería incluir el propósito de la visa, detalles del alojamiento, monto del viaje y otros gastos que proveerá la organización, entre otros. Vea este resumen de los requisitos que exige el gobierno canadiense en una carta de invitación: http://www.cic.gc.ca/english/visit/letter.asp.
Es fundamental investigar, llamando a una embajada oficial o visitando su sitio web, para asegurarse de que la carta de invitación cumpla con los requisitos del país al que el orador va a viajar.

Dadas las complicaciones para conseguir una visa, lo mejor es que los organizadores tengan una conversación telefónica con el huésped para asegurarse de que este tenga un pasaporte válido hasta al menos seis meses después del fin del viaje. Es una buena idea preguntarle al orador si se le ha denegado ya una visa para el país de destino, para poder así medir el nivel de intervención y apoyo necesarios. Si la organización tiene el perfil necesario para obtener la ayuda de oficiales de la embajada en el país del orador, su asistencia podría ser invaluable. Por último, los boletos para el viaje deberían ser reservados con antelación y enviados al orador, ya que los trámites de visa a menudo requieren un boleto de retorno o similar.

Alojamiento
Usualmente el orador será alojado en una habitación de hotel. El nombre del hotel y su sitio web serán comunicados en la invitación inicial, o en un subsecuente paquete de información que se le envíe al orador. Algunas veces el orador se siente a gusto con el idioma y la cultura del país o lugar que está visitando. De ser así, la organización tal vez pueda considerar que uno de sus representantes actúe como anfitrión recibiéndolo en su hogar. En caso de tomar esta decisión, es importante que el orador pase toda su estadía con el mismo anfitrión, evitándole tener que adaptarse a una nueva ubicación. Hay que asegurarse de que el anfitrión tenga un cronograma de las charlas y eventos, información sobre necesidades alimenticias del invitado y cómo, cuándo y dónde se supone que deben encontrarse con el huésped cada día.
El representante de la organización debería estar disponible en su rol de anfitrión siempre que el orador esté en su casa.

Gastos
Usualmente las organizaciones cubren todos los gastos relacionados con un viaje, incluyendo visas, boletos de viaje, comidas, alojamiento, y transporte local. Sin embargo, las organizaciones pueden decidir no hacerse cargo de ciertos gastos, por ejemplo si el orador está visitando el país por otro motivo, o si está siendo patrocinado por una organización amiga o gracias a un subsidio.

Si bien algunos oradores son partidarios de la causa y están dispuestos a hacer benevolado para la organización, otros requieren honorarios. Usualmente alguien promocionando un libro o film propio no espera honorarios. Dado el caso de que la organización tenga una relación previa con el orador, es muy común que los gastos y la remuneración se discutan informalmente. Por ejemplo, cuando el invitado es el director de una organización amiga y tiene familiares en la ciudad donde va a disertar. En todos los casos, siempre es útil hablar con ONG que hayan llevado a cabo conferencias en la ciudad, para averiguar cuáles son los viáticos y gastos que normalmente se tienen en cuenta.

Otras consideraciones
El orador debería proveer información de contacto en caso de emergencia médica, así como una descripción de las necesidades médicas especiales que la organización deba considerar. Siempre es útil designar un asistente para el orador, para ir a buscarlo y dejarlo en el hotel, acompañarlo a eventos y comidas, o simplemente para responder a cualquier duda o necesidad que el orador tenga. Considerando que el orador va a contar con tiempo libre, hay que asegurarse de darle mapas, guías turísticas y gastronómicas, recomendaciones de dónde hacer compras, así como cualquier otra información que se considere necesaria.


Cabildeo y recaudación de fondos durante una gira de charlas

Concertar un encuentro entre un visitante importante y partidarios clave de la organización en el gobierno u otras altas esferas puede ser una excelente forma de atraer y consolidar apoyo para la organización. Es importante definir los objetivos del cabildeo antes de cualquier evento. Hay que tener en cuenta con quién se encontrará el orador desde un punto de vista estratégico, incluyendo el mensaje clave a comunicar y/o los pedidos específicos que se presentarán en la reunión. Es importante hacer un seguimiento de los contactos en los días y/o semanas que siguen a un evento, para que no se pierda el ímpetu de la visita del orador.

Las conferencias y charlas con frecuencia presentan una posibilidad de ingresos para la organización. De ser apropiado, el orador puede llegar a pedir a la audiencia misma donaciones para una organización. Habitualmente este tipo de pedido se hace luego de un discurso poderoso, que deje bien en claro la razón para donar. Una cena para recaudar fondos es una buena opción siempre que las organizaciones se aseguren de tener una ganancia que valga la pena. En general estas cenas se llevan a cabo cuando el orador tiene renombre. Para charlas y eventos importantes se puede cobrar una entrada si se está seguro de que el público asistirá de todas formas. Otra manera de recaudar fondos puede ser la donación voluntaria a la entrada del evento; esto ayuda a no excluir a aquellos que no pueden pagar una entrada.
De presentarse la oportunidad, se podría poner el nombre del invitado en los pedidos de donación que se envían a posibles simpatizantes con la causa. El orador puede estar dispuesto a permitir el uso de citas sacadas de su experiencia personal que expliquen la importancia del trabajo de la organización.


Recomendaciones generales

Hay varias formas de mantener la fuerza que la visita le ha dado a una campaña:


Enlaces de utilidad


Amnesty International: How to host a speaker (Amnistía Internacional: Como ser anfitrión de un orador)

(Vea las guías relacionadas en los enlaces a la izquierda de esta página, incluyendo “how to hold a forum”)