Tournées de conférences

Guide de l'organisation de conférences


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Parfois, le meilleur moyen pour une organisation de transmettre son message consiste à faire appel à quelqu’un qui œuvre sur la ligne de front. Les organisations de défense de la liberté d'expression servent souvent de plateformes aux survivants de violations des droits de la personne, aux défenseurs de ces droits, aux politiciens ou aux personnalités publiques engagées dans la défense d'une cause. Les conférences s'adressent non seulement aux personnes qui ne sont pas déjà au courant du travail de l'organisation, mais elles ont également l’effet de motiver et d’inspirer les militants de longue date. Un discours convaincant peut en outre aider à la lancée d’initiatives de financement et constitue un excellent moyen d'attirer l'attention des médias.


Comment choisir des conférenciers et les aborder

Le choix d'une organisation devrait s'arrêter sur un conférencier qui sera susceptible de saisir et de promouvoir les objectifs qui sous-tendent cet ou ces événements. La perspective de la présence d'une personnalité publique peut certes s'avérer alléchante pour les organisations, mais si l'objectif consiste à éduquer le public sur un enjeu complexe tel que celui de la diffamation, alors peut-être serait-il préférable d'inviter un avocat de renom à s'exprimer sur l'enjeu ou, du moins, de former un panel composé d'une personnalité publique et d'un avocat. Puisque toutes les conférences, sauf les plus officielles, sont généralement suivies d'une période de questions et réponses, les groupes devraient s'assurer que le conférencier connaît suffisamment l'enjeu pour être en mesure d'en parler sans s’en tenir strictement au texte qu’on lui a remis. Il arrive d’ailleurs souvent que les conférenciers doivent répondre au pied levé aux questions des médias avant ou après un discours.

Idéalement, l'invitation à la personne proposée pour traiter de l'enjeu devrait lui parvenir au moins trois mois avant l'événement. Le conférencier doit avoir le temps de se procurer un visa et l'organisation doit, quant à elle, avoir le temps de contacter quelqu’un d’autre si la première invitation a été déclinée. Une invitation devrait comprendre les informations suivantes : Une fois qu’un conférencier a accepté votre invitation, il convient de lui envoyer une lettre de suivi afin de le remercier et de lui fournir des informations complémentaires. La lettre devrait comprendre une estimation de l'échéancier de la tournée de conférences ou de l'événement et indiquer, dans les grandes lignes, les dates et les lieux des événements et des entrevues. Même dans l'éventualité où la tenue de plusieurs conférences reste à confirmer au moment de l'envoi de l'invitation, les organisations devraient tenter d’indiquer à la personne à quel moment ses services seront requis et à quel moment elle disposera de temps libre. Cette deuxième lettre devrait également demander au conférencier une brève autobiographie ainsi qu'une photographie électronique, lesquelles seront importantes lorsqu'il s'agira d'obtenir des rendez-vous, d'attirer les médias, de préparer des documents publicitaires et ainsi de suite. Enfin, la deuxième lettre devrait contenir des informations pratiques, concernant notamment les conditions météorologiques locales, la cueillette à l'aéroport et les numéros de téléphone à utiliser. Les organisateurs devraient en outre contacter par téléphone le conférencier afin de discuter des détails logistiques et des besoins particuliers que les planificateurs devraient connaître, en ce qui a trait notamment aux restrictions alimentaires ou aux allergies du conférencier.


Promouvoir l'événement et attirer une couverture médiatique

Le dossier de presse ou le communiqué de presse devrait contenir des renseignements biographiques sur le conférencier, notamment des informations de fond expliquant les raisons motivant cette personne à s'exprimer sur l'enjeu particulier. De plus, il importe d'inclure des faits et des informations à propos de la campagne de défense des droits de la personne servant de toile de fond au discours, ainsi que des citations pertinentes attribuées au conférencier. (Il est possible d'obtenir des citations en menant une entrevue interne avec le conférencier). Finalement, il faudra fournir à celles et ceux qui souhaiteraient organiser des entrevues ou obtenir davantage d'informations des détails sur le lieu et l’heure de la ou des conférences, un numéro de téléphone ainsi que le nom d'une personne-ressource.
Lorsqu'on aborde les médias, il faut s'assurer de contacter les individus qui sont susceptibles de s'intéresser au conférencier, ainsi que ceux qui s'intéressent à l'enjeu en question. Par exemple, une publication qui s'adresse à la communauté noire dans une région urbaine souhaitera peut-être couvrir l'allocution d'un militant noir. Le communiqué de presse devrait clairement indiquer que le séjour en ville du conférencier est d'une durée limitée.
En plus de contacter les membres des médias, les organisations ont intérêt à cibler spécifiquement l'auditoire qu'elles souhaitent atteindre. Si le public cible d'une organisation est celui des étudiants universitaires, ses représentants devraient contacter les syndicats étudiants et les groupes de militants étudiants et visiter les halls d'entrée de résidences universitaires ainsi que les bars étudiants. S’il est avisé de laisser des dépliants sur place, il vaut encore mieux aborder en personne les dirigeants et les organisateurs des collectivités ciblées en leur demandant de diffuser de l'information sur l'événement ou par le biais de leurs listes de diffusion et/ou d'un message affiché sur la page d'un groupe Facebook.


Le choix d'un lieu

Il est souvent difficile de prévoir avec exactitude le nombre de personnes qui assisteront à un événement ; d'où l'intérêt de choisir un endroit qui permettra d'accueillir une assistance inférieure ou supérieure aux attentes. Les organisations devraient tenter de trouver des lieux qui sont prêts à accueillir gratuitement des événements progressistes. Assurez-vous de préciser vos besoins en matière d'éclairage et de son afin de savoir ce que le lieu est en mesure de fournir et ce que l'organisation devra assumer. Si le lieu a déjà accueilli des conférences, demandez s'il y a eu des problèmes techniques. Enfin, tentez de choisir un lieu situé dans un quartier ou un endroit dans lequel vit ou travaille, ou que fréquente, la population cible.


Établir l'échéancier d'une tournée de conférences ou d'un événement

Il est judicieux, pour une organisation, de discuter de dates potentielles avec ses contacts faisant partie de l'auditoire auquel elle souhaite s'adresser. De cette façon, l'organisation sera certaine que l'événement qu'elle organise n'entrera pas en conflit avec d'autres réunions ou événements d'importance.

Lorsqu'un conférencier doit effectuer un long voyage pour participer à l'événement, il est conseillé de lui permettre de profiter de la première journée de sa visite pour se reposer, s'installer et se familiariser avec les enjeux dont il sera question. Il faut se rappeler, lorsqu'on conçoit le programme d'une tournée de conférences, que prononcer une conférence peut s’avérer un exercice éreintant. Le conférencier a sans doute également été éprouvé par son voyage, le bouleversement de son régime alimentaire, l'adaptation aux étrangers ou les problèmes de langue. Aussi est-il préférable d'éviter de combiner des entrevues tard le soir et des rendez-vous tôt le matin, en prévoyant plutôt des pauses afin de permettre à l'invité de se reposer. Si la durée prévue de la visite est de quatre jours ou plus, tentez de prévoir une journée complète de repos pour le conférencier.

La plupart des conférences, à l'exception des plus officielles, consacrent au moins 10 minutes à une période de questions et réponses après une allocution. Ainsi on encourage la participation de l’auditoire et on permet souvent à certains individus présents de découvrir comment ils peuvent s’impliquer dans une campagne. Lors d'une tournée de conférences comptant de multiples engagements, il est avisé de passer une heure ou deux avec le conférencier, après la première et/ou la deuxième conférence, afin de discuter des problèmes éventuels, de répondre à ses questions et de lui recommander, au besoin, de modifier la durée ou la structure de son allocution. Assurez-vous enfin d’espacer plus que nécessaire les conférences, réunions et autres, afin de tenir compte des retards dans les déplacements, des événements qui dépassent la durée prévue et de tout autre aléa.


Faire passer le message

Réussir à attirer un public et une couverture médiatique en misant uniquement sur la présence d’un conférencier constitue pour les organisations un avantage supplémentaire. Cependant, il faut veiller à ce que le message principal ne soit pas perdu au milieu du battage médiatique entourant la venue d’une personnalité publique ou supplanté par le récit saisissant de l'expérience du conférencier. Idéalement, un représentant de l'organisation devrait également présenter, avant ou après l'allocution principale, les activités de l'organisation et ses revendications. Il vaut la peine de demander au conférencier de traiter spécifiquement de l'organisation hôte, d'expliquer comment s'y impliquer ainsi que la raison de son appui au travail de l'organisation. Cette dernière devrait s'assurer que son nom apparaît avantageusement sur les dépliants, invitations et autres documents promotionnels, afin que celles et ceux que l'enjeu inspire puissent entrer en contact avec le groupe. L'organisation aura par ailleurs intérêt à former son invité en lui expliquant la mission générale et les activités du groupe, ainsi que l’enjeu particulier ou la campagne que l'organisation tente de promouvoir, afin que le portrait de l'organisation dépeint par le conférencier soit juste et approprié.
Habituellement, le conférencier devrait non seulement traiter des attaques contre les droits de la personne, mais également de ce que les membres individuels de l'auditoire peuvent faire pour combattre ces violations. Il est conseillé aux organisations de fournir au conférencier des adresses de sites Web, des noms de personnages politiques auprès desquels il serait utile de faire du lobbying, ainsi que les dates de rencontres ou de manifestations à venir, afin qu'il puisse transmettre ces renseignements à l'auditoire. De plus, les groupes devraient diffuser des informations écrites claires proposant des ressources et des conseils aux personnes qui souhaitent participer à la lutte. Si le conférencier fait appel à un petit groupe de chefs d'entreprise ou de représentants du gouvernement, il faudra l’informer sur ces individus afin qu'il puisse mieux cibler le message de lobbying lancé à l'auditoire.
Pour faire en sorte que le message principal à retenir à l'issue de la conférence soit clair, les organisations devront répondre à la question suivante : « Si nous devions transmettre un seul et unique message, comment le résumer en une phrase ? ». La réponse à cette question devrait être clairement communiquée au conférencier. Il pourrait s'avérer utile de s'asseoir avec lui et de structurer son allocution afin de s'assurer de couvrir les aspects essentiels du problème. Par exemple, une organisation pourrait suggérer à son invité de consacrer 15 minutes à la présentation de ses renseignements biographiques et de son parcours personnel, 5 minutes à faire état de la situation générale en ce qui a trait aux violations des droits de la personne dont il s’agit (qui est habituellement visé, le nombre de violations, les pays dans lesquels elles se produisent, etc.), 5 minutes à discuter des réactions locales et mondiales à la violation de ces droits et 10 minutes à expliquer le rôle de l'organisation au sein de ce mouvement.


Appuyer le conférencier

Au début d'une tournée ou avant une conférence, il est souvent utile de dispenser une formation en matière de médias au conférencier, afin de l’aider à transmettre en un langage « adapté aux médias » les principaux thèmes et les aspects clés de la question. Il sera tout aussi profitable de passer du temps à discuter et à se préparer en vue d'éventuelles questions difficiles. Vous devriez vérifier si le conférencier a déjà eu affaire aux médias, afin d'en tenir compte au cours de la formation. Idéalement, cette formation sera offerte par un journaliste professionnel sympathique, mais elle pourrait également prendre la forme d'un simple jeu de rôle.

Lorsque le conférencier a rédigé son allocution, il est recommandé aux organisateurs de l’inviter à la répéter afin de s'assurer qu'elle atteint sa cible et ne dure pas trop longtemps. En offrant de la rétroaction après l'allocution, rappelez-vous que prendre la parole en public peut être intimidant, alors assurez-vous d'émettre quelques compliments avant de suggérer des modifications.

Enfin, réfléchissez aux avantages de la ou des conférences du point de vue du conférencier. Le cas échéant, les organisations devraient également veiller à ce que soient disposés, sur une table d'accueil, des documents promotionnels tels que des livres écrits par le conférencier ou un dépliant annonçant un événement à venir qu'il souhaite appuyer. Les représentants d'organisations auraient également intérêt à s'asseoir avec le conférencier afin de discuter de ses objectifs et des difficultés auxquelles il fait face afin de l'aider, si possible, en lui suggérant des contacts ou des agences susceptibles de l'aider. Par ailleurs, tentez de prévoir du temps libre afin que le conférencier puisse visiter les sites d'intérêt ou les destinations touristiques dans la région.


La sécurité du conférencier

Si la revendication du conférencier lui a déjà valu des menaces, assurez-vous de l'interroger à propos des mesures de sécurité à prendre, des risques potentiels qu'il court pendant son voyage et des stratégies de réduction des risques. (Voir ici le guide de l’IFEX sur l'évaluation des risques et la gestion) Il faut expliquer clairement à la personne quelles sont les précautions à prendre et quel rôle elle joue dans l’assurance de sa propre sécurité. De même, l'organisation devrait planifier en détail les mesures de prévention et de sécurité qui seront mises en place par ses représentants. Cette discussion devrait avoir lieu bien avant le début de la tournée de conférences ou de l'événement.

N’omettez pas de réfléchir aux conséquences, tant sur le plan juridique que sur celui de la sécurité, que le conférencier devra peut-être subir pour avoir discuté d'une violation particulière des droits de la personne. Un conférencier, surtout une personne jeune et inexpérimentée, peut révéler à un auditoire ou à des journalistes des détails susceptibles de compromettre des poursuites ou de l'exposer à un plus grand danger. Dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire pour une organisation de rencontrer l'individu ainsi qu'un avocat afin de séparer d'un côté les informations à propos d'un incident particulier qui peuvent être incluses dans un discours, et de l'autre, les détails que l'on devrait éliminer.


Considérations pratiques : visas, hébergement, dépenses, etc.

Obtenir un visa
Lorsque le conférencier a accepté les conditions de la conférence ou de la tournée, il importe de démarrer sur le champ le processus de demande de visa. L'organisation devrait préparer une lettre d'invitation à l'intention des fonctionnaires des ambassades ou des consulats. La lettre indiquera, entre autres informations, le but de la visite et les modalités d'hébergement, en précisant que l'organisation couvre le coût du voyage et les autres dépenses. Voici un aperçu du type de lettre d'invitation exigé par le gouvernement canadien : http://www.cic.gc.ca/english/visit/letter.asp. Assurez-vous d'effectuer une recherche (en appelant un représentant d'ambassade ou en visitant le site Web d'une ambassade) afin que la lettre d'invitation réponde aux exigences du pays dans lequel le conférencier se rendra. Compte tenu des complications liées à l'obtention de visas, les organisateurs ont tout intérêt à avoir une conversation téléphonique avec l'ambassade avant de l'invité est en contact.

Assurez-vous que ce dernier possède un passeport qui restera valide pendant au moins six mois après la fin du voyage. Il serait avisé de demander au conférencier si le pays de destination lui a déjà refusé un visa, afin que l'organisation puisse évaluer les niveaux d'intervention et d'appui nécessaires. Si l'organisation est suffisamment connue pour attirer l'attention de fonctionnaires d'ambassades dans le pays de la personne invitée, il est également recommandé de solliciter des conseils auprès de ces fonctionnaires. Enfin, il convient de réserver les billets d'avion longtemps à l'avance et de les poster au conférencier, puisqu'il est souvent nécessaire, pour pouvoir faire une demande de visa, d’avoir réservé un billet aller-retour ou vers un autre pays.

L'hébergement
Habituellement, on fournit au conférencier une chambre d’hôtel. Le nom de l’hôtel et l’adresse de son site Web lui seront communiqués, soit dans l’invitation initiale ou dans la trousse d’information que vous lui remettrez ultérieurement. Cependant, si les membres de l’organisation savent que cette personne connaît la langue et la culture du pays ou du lieu visité, et que ce type d’hébergement lui est vraisemblablement déjà familier, une organisation pourrait envisager de désigner un représentant qui jouera le rôle d’hôte auprès de l’invité. Idéalement, le représentant devrait assumer ce rôle pendant toute la durée du séjour en ville de l’invité afin d’éviter à ce dernier de devoir s’ajuster à un nouveau lieu. Assurez-vous que l’individu désigné soit au courant de l’échéancier de la tournée de conférences, des exigences alimentaires de l’invité et du lieu et de l’heure de ses rendez-vous quotidiens. La personne qui accueille l’invité devrait être disponible et sur place lors de chacune des présences de l’invité dans la maison.

Les dépenses
En temps normal, l'organisation assume tous les frais relatifs au voyage, lesquels comprennent les frais de visa, les billets d'avion, les repas, l'hébergement et les déplacements entre les événements. Cependant, l'organisation peut décider de ne pas assumer certaines dépenses, par exemple, si la personne visite déjà le pays pour une autre raison si elle est appuyée financièrement par une organisation partenaire ou par une bourse.

Bien que de nombreux conférenciers acceptent de travailler gratuitement pour une organisation dont ils défendent la cause avec passion, certains d'entre eux exigent d'être rémunérés. D'habitude, une personne qui fait de l'autopromotion, sans doute dans le but de promouvoir un livre ou un film, ne s'attend pas à toucher un cachet. Si l'organisation entretient des relations avec l'individu qu'elle souhaite inviter à s'exprimer, il serait sage de discuter avec lui de manière informelle afin de connaître ses besoins au chapitre des dépenses et des allocations. Par exemple, le directeur d'une organisation partenaire, invité à prononcer une conférence, préfère être hébergé chez un membre de sa famille qui habite la ville hôte. Sinon, il peut aussi être utile de s'adresser à des ONG ayant déjà organisé des conférences dans votre ville afin d'avoir une idée du montant des allocations journalières consenties et des dépenses qui sont habituellement couvertes.

Autres enjeux
Dans l'éventualité d'une urgence, médicale ou autre, demandez au conférencier de vous fournir les coordonnées de personnes à contacter. Il est par ailleurs important de lui demander s’il a des besoins médicaux particuliers que l'organisation pourrait aider à combler. Il est conseillé de désigner un assistant qui aura la responsabilité de cueillir l'invité à l'hôtel et de l'accompagner aux événements, pendant les repas et sur le chemin du retour à l'hôtel, et de répondre à ses questions pratiques ou à ses inquiétudes. Puisque l'invité devrait pouvoir profiter de temps libre, veillez à lui remettre des cartes géographiques et des renseignements sur les transports publics, les zones commerciales recommandées, les restaurants et les sites touristiques, ainsi que sur certains services pratiques, comme la buanderie notamment.


Lobbying et levées de fonds pendant une tournée de conférences

Pour votre organisation, un moyen important de s'attirer des appuis et de les renforcer consiste à organiser une rencontre entre un visiteur de marque et vos principaux partisans au sein du gouvernement ou d'autres sphères d'influence. Il est important de s'entendre longtemps à l'avance sur les objectifs de la tournée de conférences en matière de lobbying. Réfléchissez aux personnes que le conférencier devrait, d'un point de vue stratégique, rencontrer, ainsi qu'aux messages clés et/ou aux demandes qui devraient être mis de l'avant pendant la rencontre. N'oubliez pas d'effectuer un suivi auprès de vos contacts au cours des jours et/ou semaines suivant la rencontre afin de vous assurer que l’élan insufflé par la visite de l'invité n’est pas perdu.

Les conférences représentent en outre des occasions d'engranger des revenus. Si opportun, le conférencier pourrait être incité à faire appel directement au public en vue de recueillir des dons en faveur d'une organisation. La plupart du temps, cet appel suivra un discours marquant qui rendra parfaitement limpide la raison pour laquelle un don s'impose. Un dîner-bénéfice pourrait avoir lieu, dans la mesure où l'organisation est certaine que la somme restante, une fois les dépenses soustraites, en vaudra la peine. D'habitude, il convient d'organiser un dîner-bénéfice quand le conférencier est une personne connue. Dans le cas des conférences de base, il y a moyen d'imposer des droits d'entrée si cette pratique risque peu d'avoir un effet délétère sur la taille de l'auditoire. On peut encourager les contributions volontaires à l'entrée, une façon de recueillir de l'argent qui évite l’exclusion de ceux qui ont des moyens financiers limités.
Le cas échéant, envisagez de demander au visiteur de vous permettre d’utiliser son nom dans le cadre d’un appel destiné à recueillir des fonds auprès de supporters potentiels. Le conférencier vous autorisera peut-être à reproduire des citations, inspirées par sa propre expérience, expliquant l'importance du travail de l'organisation.


Conseils pratiques généraux

Il existe différentes façons de profiter de la lancée donnée à votre campagne par cette visite :


Lien utile


Amnistie internationale : Comment accueillir un conférencier.

(Voir les guides connexes dont les liens apparaissent à la gauche de cette page, incluant « how to hold a forum » (comment organiser un forum))